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了解邮件列表

之前经常听说或者在新闻里见到邮件列表这个词,知道很多大佬,特别是计算机大佬、某某编程语言之父、某某操作系统之父等一堆大佬都在用邮件列表,就感到十分好奇。近期我特意上网搜索相关资料,亲身实践邮件列表的使用。

什么是邮件列表

邮件列表(Mailing List)的起源可以追溯到1975年,是互联网上最早的社区形式之一,也是Internet上的一种重要工具,用于各种群体之间的信息交流和信息发布。

邮件列表根据不同作用分为不同形式,其实我们生活中也有接触和使用过邮件列表这个东东,只是自己不知道这个东西就要邮件列表而已。

常见的邮件列表有六种形式

  • 电子刊物
  • 新闻邮件
  • 注册会员通讯
  • 新产品通知
  • 顾客服务/顾客关系邮件
  • 顾客定制信息

根据不同的邮件分发方式,邮件列表可以分为两大类

  • 公告型(Announcement list)
  • 讨论型(Discussion list)

公告型 顾名思义就是类似于公告板,管理员可以给邮件列表所有成员发送公告邮件,比如我们常见的 广告邮件、新闻邮件、通知邮件等。

讨论型 通俗点讲,就是一堆人加入一个列表中,这个列表有一个公用的邮箱地址,你可以给这个邮箱地址发邮件,他会自动将邮件转发给列表中的每一个人,列表中的成员可以直接通过回复邮件参与讨论,讨论内容同样会被转发给每一个人。

公告型邮件列表我们在生活中经常用,不需要多说,这篇文章我们主要来实践 讨论型 邮件列表的使用。

下面提到的邮件列表一词特指讨论型邮件列表

哪里用到邮件列表

其实很多地方会用到邮件列表,特别是在计算机领域,很多大佬喜欢用,他们认为web论坛太多杂乱的东西,很难达到交流的目的,而即时通讯无法进入深入的交流,内容往往缺乏思考和谨慎。邮件就不一样了,发邮件我们往往会进行慎重思考,深思熟虑之后写一长篇文章,这样最有利于交流。

国内我们会看到QQ邮箱里有一个群邮件功能,其实这实质上就是一个讨论型邮件列表,有部分人能够充分利用起来,但是据我的观察,99.99%的群并没有有效的利用,而这个功能却沦为广告和病毒木马多发地,真是令人惋惜。

国外的邮件列表据我搜索,Google Group是一个大头,还有部分是自建的。

先来说一下自建的,国外部分较为出名的组织都是自建邮件列表服务,因为这些邮件都是大佬们讨论的珍贵宝藏,需要好好保存。国外一般使用 “mail archive”的方式,将这些邮件进行存盘保存以供查阅和搜索。

谷歌关键词“mail archive”可以搜到一些存档的邮件,同时我们也可以通过这个搜索到部分邮件列表的地址。

像debian、wikipedia等都有自己的邮件列表,还不是一个,往往按照分类有几十个不同的邮件列表。

一般的小组织不可能去自己搭建邮件列表服务,都会直接使用第三方提供的邮件列表服务。比较有名的是Google Group。第一次登陆我还以为是上世纪的网站,好老的样式,好老的设计风格。不过转念一想,这也正常,大家都用邮件交流,谁还闲着没事去看网站呀。

如何使用邮件列表

接下来我们实践如何加入一个邮件列表、在邮件列表中发起讨论、参与邮件列表中已经发起的讨论、退出邮件列表等常用操作。

加入邮件列表

加入一个邮件列表有两种方法,第一种方法是通过邮件列表服务网页填写自己的邮箱地址加入,另一种是比较正统的发邮件加入。

我们以 sdulug@googlegroups.com 这个邮件列表为例,演示如何加入它。

邮件列表往往有一个主邮箱地址,同时隐藏一些辅助的邮箱地址,这里我们就需要使用其中一个隐藏的邮箱地址 sdulug+subscribe@googlegroup.com

在googlegroup中订阅一个邮箱列表需要给 listname+subscribe@googlegroup.com 这个邮箱地址发任意邮件,这里需要注意 是加号,发完邮件后就会收到相应的确认邮件,按照提示回复即可加入。

在一些其他的邮箱列表,加入方式可能稍微有些不同,有的是需要发送主题为 subscribe 的邮件才能订阅,同时订阅的邮箱地址不是加号subscribe,而是-subscribe,这里是减号。在加入之前你需要通过邮件列表的介绍页面查看订阅方法。

发起讨论

在邮件列表中发起讨论非常简单,你只需要编辑好主题和内容,然后发送给公共的邮箱地址,例如 发送给 sdulug@googlegroup.com,邮件列表服务器就会将你的邮件发送给列表中的每一个邮箱地址。

###参与讨论

如果你收到一封邮件,想要参与讨论,你只需要回复这封邮件即可,一般情况下标题会自动重命名为 Re: 原标题、回复:原标题,同时正文内容中会附带之前的邮件内容。

如果你是用的邮箱系统不支持这个操作,建议切换Gmail。

注意,观察你回复的是不是公共邮箱,只有这样其他人才能收到你的回复邮件。

退订邮件列表

与加入方式类似,需要将 subscribe换成unsubscribe.

如何用好邮件列表

Email格式合格

  • 设置好签名档
  • 公务邮箱应该包括姓名, 公司名称, 地址, 传真, 联系方式等
  • 私人邮箱包括姓名(如经常与国外往来,应使用拼音或英文名), 邮箱地址, blog等必要信息.
  • 清晰简明的标题,30字以内, 尽可能的包含5W1H
  • 可以添加标签, 方便收件人客户端自动分类.如, 通知, 汇报等
  • 抬头, 落款

内容表述清晰

  • 倒金字塔叙事
  • 开头讲清楚概括大意, 讲清楚5W1H
  • 慢慢展开,旁征博引
  • 5W1H
  • who 谁
  • When 何时
  • Where 何地, 或什么过程中
  • What 遇到了什么问题
  • Why 为何会出现这个问题
  • How 如何,或进行过怎样的尝试, 以及其他方便他人理解问题的信息

提问的智慧

提问之前

  • Google it
  • 询问精通此道的身边人
  • 三思而后问

怎样提问

  • 语法正确, 拼写无误
  • 精确描述, 信息量大
  • 只说症状, 不说猜想
  • 问题解决后要有简短声明
  • 具体参见http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/AskForHelp…
  • 附件文档请输出为pdf版

避免邮件中出现乱码

  • 使用utf-8编码, 不要使用GBK之类的编码.
  • 避免中文标点

防止线索断了

如果你回复的有问题,回复内容会被当做一个新的主题被发出,当别人说线索断了的时候注意检查是不是自己的邮件客户端有问题。

一些邮件列表

https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo